Privacidad de Incontro

Responsable del tratamiento

Forgia, con sede en Guayaquil, Guayas (Ecuador). Contacto para cualquier cuestión de privacidad: soporte@forgia.es. Para todo lo que no se explica aquí, se aplica nuestra política de privacidad general (forgia.es/privacidad/).

Datos en las llamadas y reuniones

• Tu nombre: el de tu cuenta si eres del equipo o el que escribes al entrar si eres invitado, para que los demás sepan quién eres.
• Tu voz, tu imagen y lo que compartas en pantalla, que viajan en directo a las demás personas de la llamada. Incontro no graba ni guarda el audio ni el vídeo de las llamadas.
• Los mensajes que escribas en el chat de la reunión, que se guardan cifrados.
• Datos técnicos de la conexión (dirección IP, navegador, hora de entrada y salida), necesarios para que la llamada funcione y para mantenerla segura.

Notas con IA

Nuestro equipo puede encender las notas con IA en una reunión para no tener que tomar apuntes a mano. Cuando están encendidas, todas las personas de la sala ven un aviso y un distintivo «Notas IA» en la cabecera mientras duran.

Mientras están encendidas, lo que dice cada persona por su micrófono se transcribe a texto. El audio se envía en trozos cortos al servicio de transcripción y no lo guardamos; solo guardamos el texto, cifrado y con el nombre de quien habló.

Al apagarlas, un modelo de IA prepara con ese texto un resumen, los puntos clave, las decisiones, las tareas propuestas y las preguntas abiertas, que el equipo puede usar para dar seguimiento al trabajo.

Si no quieres aparecer en las notas, apaga tu micrófono mientras estén encendidas o pídele a quien organiza la reunión que las apague. También puedes pedirnos después que borremos lo que dijiste.

Para qué y con qué base legal

Usamos las llamadas para hablar contigo y las notas para documentar la reunión y no olvidar lo acordado. La base legal es la relación que tenemos contigo (contrato o medidas precontractuales que pediste) y nuestro interés legítimo en dejar constancia de las reuniones de trabajo. Avisamos a cada persona al encender las notas y guardamos la constancia de ese aviso.

No usamos las transcripciones ni los resúmenes para publicidad, no los vendemos y no los usamos para tomar decisiones automáticas sobre ti.

Quién ve las notas

Solo el equipo de Forgia: quien las encendió, las personas del equipo que estaban en la reunión y los responsables de Forgia. Los invitados no tienen acceso a las notas desde Incontro; si las necesitas, pídenoslas.

Cuánto tiempo las conservamos

Las notas se guardan mientras sean útiles para el trabajo contigo y, como máximo, mientras dure la relación comercial, salvo que la ley nos obligue a guardarlas más tiempo. El equipo puede borrarlas en cualquier momento y tú puedes pedirnos que lo hagamos.

Con quién los compartimos

Las llamadas pasan por nuestro propio servidor en la Unión Europea, y los mensajes y las notas se guardan en nuestra base de datos en Europa. Para transcribir y resumir usamos proveedores de IA (como Groq para la transcripción y Anthropic, OpenAI o Google para el resumen), que tratan los datos por nuestra cuenta. Algunos están en Estados Unidos: en ese caso la transferencia se hace con las garantías que exige la normativa (cláusulas contractuales tipo o marcos de adecuación). No cedemos estos datos a terceros salvo obligación legal.

Tus derechos

Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de tus datos, incluidas las transcripciones y los resúmenes en los que aparezcas, escribiendo a soporte@forgia.es. Si consideras que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país: en España, la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es); en Ecuador, la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

Cambios en esta política

Si cambiamos cómo funcionan las llamadas o las notas con IA, actualizaremos esta página. La versión publicada aquí es siempre la vigente.